Как составить выписку из личного дела. Как оформить личное дело сотрудника. Порядок ведения и оформления

Выписка из личного дела сотрудника как составить

Как составить выписку из личного дела. Как оформить личное дело сотрудника. Порядок ведения и оформления

В любой организации обязательно должно быть личное дело сотрудника, образец оформления которого и состав папки оговаривается в Трудовом кодексе РФ и Указе президента РФ №609 от 30 мая 2005 года.

Это обязательный документ, который заводится на каждого работника и предоставляет полную информацию о его трудовой деятельности и учебе в вузе.

Личное дело оформляется в начале трудовой карьеры человека, то есть при первом принятии его на работу, со временем туда вносятся необходимые сведения, которые отражают трудовые отношения сотрудника с его работодателями.

Основные требования закона

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.

При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.

Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников.

Несколько по-другому обстоит дело с учетом работников на частном предприятии. Ни один закон или акт трудового законодательства не обязывает руководителя заводить личные дела своих сотрудников.

Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.

Для этого нужно выдать определенный акт, приказ или распоряжение, в котором будут полно и доступно раскрыты все правила оформления, ведения и хранения документов. Обязательно надо указать должностное лицо, которое будет нести ответственность за ведение и оформление, а также хранение личного дела сотрудников.

Комплект документов

Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам. Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку.

Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового.

Также в папке сотрудника должны быть:

Фото 1. Образец внутренней описи.

  1. Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
  2. Копия паспорта.
  3. Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
  4. Трудовое соглашение.
  5. Фотография.
  6. Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
  7. Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).

Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.

Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.

Последовательность наполнения папки

Фото 2. Лист-заверитель.

Заполняют папку документами в порядке хронологии. При появлении необходимых документов их следует внести в общий список или же снять копию и вложить в папку.

Если работник был уволен, его личное дело прекращает функционировать и через 3 года переходит в архив.

Для работников государственной службы дело должно пролежать в кадровом отделе 10 лет и только после этого перейти в архив.

Все бумаги, которые лежат в папке личного дела, должны быть описаны и пронумерованы. Образец внутренней описи можно увидеть на фото 1.

Отдельно должен быть заполнен лист-заверитель, в котором отмечают общее количество пронумерованных страниц (фото 2).

Иногда несколько личных дел группируют между собой в наряд за год. В таком случае общая папка группы должна состоять еще из одного листа с перечнем всех прошитых личных папок. Это делается для упрощения поисков необходимого документа конкретного сотрудника.

На каждого работника формируется только одно личное дело. Это требование государства.

Оформление дела начинается с обложки (фото 3), в которой записывается следующая информация:

Фото 3. Обложка дела.

  • ФИО в именительном порядке;
  • первая буква фамилии;
  • дата поступления на работу;
  • срок хранения;
  • общее количество листов.

Итак, титульный лист (обложка) в верхней части (первая строчка) заполняется только государственным или муниципальным органом при переходе папки в архив (код архива или организации). Все требования подробно расписаны в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 г. Поэтому на обложке нужно предусмотреть место для этой записи или штампа.

Журнал регистрации

Лучше всего, если на предприятии будет заведен отдельный журнал для регистрации всех личных дел работников.

Строгих условий для его оформления нет, поэтому журнал делают самостоятельно или приобретают готовый. Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:

  • порядковый номер;
  • номер личного дела;
  • ФИО сотрудника;
  • дата оформления папки;
  • другая информация.

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины.

Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров.

Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность.

Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними.

Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.

Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта).

Хранение и выдача

Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.

Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе. Будет правильно расположить дела корешками наружу, на которые для удобства можно наклеить порядковый номер или фамилию.

Личное дело работников предприятия на руки не выдается никогда. Лишь правоохранительные или контролирующие органы вправе затребовать эти документы.

Опись документов в личном деле работника — образецданного регистра представлен в этой статье — предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу.

При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться.

Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой .

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

  • не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
  • не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Источник: https://togetherlearningmedia.com/meditsinskoe-pravo/vypiska-iz-lichnogo-dela-sotrudnika-kak-sostavit.html

Личное дело работника

Как составить выписку из личного дела. Как оформить личное дело сотрудника. Порядок ведения и оформления

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е.

прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год).

В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
 

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Евгения Полоса

К записи 308 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/lichnoe-delo-rabotnika.html

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Как составить выписку из личного дела. Как оформить личное дело сотрудника. Порядок ведения и оформления

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Установить такую  обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом.

Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом.

Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.

Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

  1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
  2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
  3. медицинские справки о состоянии здоровья;
  4. справки с места жительства;
  5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2018 году

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории.

Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров.

Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211043-qqq-17-m8-poryadok-vedeniya-lichnyh-del

Как формируется и ведется личное дело работника?

Как составить выписку из личного дела. Как оформить личное дело сотрудника. Порядок ведения и оформления

ичное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • анкета (автобиография);
  • документы об образовании (копии);
  • документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
  • рекомендательные письмаилихарактеристики;
  • должностные инструкции (регламенты);
  • аттестационные листы, отзывы, представления;
  • паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
  • заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
  • документы о награждении, наложении взысканий (копии);
  • сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
  • невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
  • заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е.

прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год).

В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела(образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года(при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Читайте так же:  Дарение транспортного средства

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Источник: https://aimswear.ru/kak-formiruetsya-i-vedetsya-lichnoe-delo-rabotnika/

Личное дело работника: оформление, ведение, состав, образец

Как составить выписку из личного дела. Как оформить личное дело сотрудника. Порядок ведения и оформления

Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье – особенности ведения и образцы оформления.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Оформляйте личные дела работников в программе БухСофт. Она учитывает специфику работы любой компании или индивидуального предпринимателя. Документы полностью соответствуют требованиям Роструда. Попробуйте бесплатно:

Оформить личное дело работника онлайн

Что такое личное дело сотрудника и зачем его вести?

Личное дело сотрудника – это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже. Обложка папки личного дела выглядит так:

Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные. То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Удобство и простота хранения и поиска нужной информации о конкретном работнике.
  2. Возможность быстрого внесения дополнительной информации и корректировки имеющейся.
  3. Собранные в одном месте данные легко защитить от доступа посторонних.

Для кого ведение личных дел работников обязательно и не обязательно

Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Коммерческие организации вправе вести личные дела. При этом перечень работников, на которых они составляются, и правила ведения устанавливают в локальных нормативных актах.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Важно завести личные дела на основные категории персонала:

  • руководство компании (генеральный директор, его заместители и помощники);
  • руководство структурных подразделений компании, а также заместители;
  • ведущие специалисты подразделений;
  • лица, на которых возложили полную материальную ответственность;
  • лица, зачисленные в кадровый резерв для выдвижения на значимые должности;
  • лица, которые обеспечивают функционирование аппарата управления деятельностью фирмы.

Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе.

Форма и состав личного дела работника 2019

На 2019 год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены. Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах.

При этом можно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» и требованиями, установленными для госслужбы.

Перечень документов для формирования личного дела работника рассмотрим в таблице 1.

Таблица 1. Перечень документов, которые можно включить в папку личного дела

Документы, включаемые в момент приема в штатДокументы, включаемые в ходе трудовой деятельностиДокументы, включаемые при увольнении
  • копия документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
  • копия трудовой книжки;
  • копии документов о получении образования, повышении квалификации и т. п.;
  • копия СНИЛС;
  • копии документов о воинском учете для лиц, подлежащих призыву;
  • копия ИНН;
  • медицинская справка, подтверждающая прохождение медосмотра для определения пригодности к работе, в случаях, когда ее наличие обязательно в силу закона;
  • справка, подтверждающая наличие или отсутствие судимости в случаях, когда она обязательна в силу закона
  • копии свидетельств о браке или разводе;
  • копия свидетельства о рождении ребенка;
  • копия водительских прав;
  • копия договора о материальной ответственности (для МОЛ);
  • должностные инструкции;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии приказов, например, о повышении, переводе, применении, дисциплинарных взысканий и т. п.;
  • копии документов о повышении квалификации и т. п.;
  • справки об итогах проведения периодических медосмотров;
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности при наличии у работника таких показаний;
  • соглашения о неразглашении конфиденциальных сведений при наличии доступа к ним;
  • документы по итогам проведения аттестации;
  • докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска;
  • другие акты и уведомления
  • заявления об увольнении;
  • копии приказов об освобождении от занимаемой должности должности

Но обратите внимание: в папке личного дела хранить документы, которые непосредственно не связаны с трудовой деятельностью человека, довольно рискованно. Работник вправе лишь показать эти документы. Информация, вносимая в личное дело, содержит персональные данные. Роскомнадзор может расценить хранение как нарушение правил обработки персональных данных.

Напомним, принимаемый на работу обязан показать

  • паспорт;
  • диплом;
  • военный билет;
  • другие документы.

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/2114-kak-vesti-lichnoe-delo-rabotnika-obraztsy-oformleniya

Личное дело работника – как вести, образец дела

Как составить выписку из личного дела. Как оформить личное дело сотрудника. Порядок ведения и оформления

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей.

Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия.

В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

  • руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
  • руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
  • заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
  • ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
  • материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т.д.;
  • работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

  • досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
  • документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
  • постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
  • все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
  • максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации.

Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника.

В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609.

Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

  • сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
  • отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
  • создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
  • установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
  • регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

  • заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
  • приказ о назначении работника на должность;
  • различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
  • личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
  • все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
  • трудовой договор между работником и работодателем;
  • приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
  • соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
  • справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
  • справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

  • паспорта сотрудника;
  • ИНН работника;
  • СНИЛС трудоустраивающегося лица;
  • военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
  • приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
  • свидетельства о рождении ребенка;
  • заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
  • приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
  • трудовой книжки;
  • справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

  1. На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
  2. В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
  3. Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

  1. Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
  2. Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
  3. Дату составления документа.
  4. Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

  1. Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
  2. Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
  3. Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства.

Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ.

Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

  1. Титульный лист.
  2. Опись документов.
  3. Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное.

В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника.

В ином случае выдача персональной информации не допускается.

Скачать

Скачать образец Описи документов личного дела в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Юр-защитник
Добавить комментарий