Нет подтверждающих документов командировочных расходов. Командировка без документов

Подтверждающие документы командировочные расходы

Нет подтверждающих документов командировочных расходов. Командировка без документов

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.

Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию? Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника.

Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер.

Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего. В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Порядок учета командировочных расходов в 2018 – 2019 годах – nalog-

Образцы типового договора аренды комнаты в квартире и договора краткосрочного найма жилого помещения вы можете найти на нашем сайте.

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке?

Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов.

В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой.

Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца.

Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников.

Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов.

Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья?

Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки.

И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом.

Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Список документов для подтверждения командировочных расходов в 2015г какой?

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья?

Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки.

И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом.

Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Все про аренду квартиры в командировке подтверждающие документы и как

Если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.

Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жилплощадь.

О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах.

Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы.

Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и соглашение о съеме жилья в этом городе на всё время действия приказа.

Расходы за проживание в рабочей поездке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья.

Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.

Подскажите, пож-та, в таком вопросе:работник отчитался по командировке и предоставил только кассовый чек на проживание,в котором указаны следующие реквизиты: наименование организации(гостиниц), № счета, ИНН, ФИО кассира и сумма. Самый распространенный вариант размещения командированных работников – это проживание в гостинице.

Документами, подтверждающими факт оплаты гостиничных услуг, являются чеки ККТ либо бланки строгой отчетности. гостиницы не вправе использовать счет по форме N 3-Г как бланк строгой отчетности.

Ранее гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали счет по форме N 3-Г (утв. Этот документ подтверждал факт проживания и факт оплаты услуг гостиницы. Поэтому, если гостиница не применяет ККТ, она должна выдавать клиентам самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности.

Однако указанная форма применялась только до 1 декабря 2008 г. Утверждения этой формы уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется.

При этом необходимо иметь в виду, что бланк строгой отчетности должен быть изготовлен типографским способом, а не на компьютере.

Поэтому на нем обязательно указываются номер заказа, год выполнения, тираж.

Источник: http://oxbridge.spb.ru/pravo/podtverzhdayuschie-dokumenty-komandirovochnye-rashody

Витрати в закордонному відрядженні: що можна, а що ні

Нет подтверждающих документов командировочных расходов. Командировка без документов

Буквально кілька слів скажемо про загальні моменти. На сьогодні Інструкція № 591є обов’язковою тільки для бюджетників. Інші суб’єкти господарювання повинні розробити свої внутрішні документи (положення) про відрядження, де прописати основні моменти.

Доволі часто роботодавці дещо лінуються  і в такому положенні просто вказують, що направлення працівників у відрядження здійснюється в порядку, установленому відповідно до КЗпП та Інструкції № 59.

Це, безумовно, дозволено, але тоді такий роботодавець зобов’язаний дотримуватися всіх (часом зайвих) вимог Інструкції № 59. Водночас не варто обходити її стороною.

З норм Інструкції № 59 можна почерпнути й зафіксувати у своєму положенні чимало важливих нюансів, які не врегульовані іншими нормативно-правовими актами. На деякі корисні для роботодавця норми Інструкції № 59 ми звернемо вашу увагу.

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 р. № 59.

Обов’язковим є складання наказу керівника по підприємству (розпорядження ФОП) про направлення працівника у відрядження, а також забезпечення підтвердження зв’язку такої поїздки з господарською діяльністю підприємства2.

І ще. Те, що у відрядження можна направити працівника (основного або сумісника), сумнівів не викликає. Досить часто виникає запитання: чи можна направити у відрядження засновника підприємства, з яким немає трудових відносин? На наше переконання, можна, і в частині оподаткування його доходів діють ті самі правила, що й для працівника. Це випливає з абз.

2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, згідно з яким не є доходом платника податків — фізичної особи, що перебуває в трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органівпідприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат у межах фактичних витрат на відрядження3.

Добові: як виплатити без проблем

Розмір добових витрат (з можливою градацією залежно від країни дотримання, рівня персоналу тощо) має бути зазначений у внутрішньому документі (положенні) про відрядження.

Сума добових не оподатковується ПДФО і ВЗ у межах 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Суму перевищення необхідно включити до оподатковуваного доходу фізичної особи та утримати з нього ПДФО за ставкою 18 % (причому із застосуванням «натуркоефіцієнта» згідно з п. 164.5 і п.п. 170.9.

1 ПКУ) і ВЗ за ставкою 1,5 %.

Суму добових визначають у разі відрядження:

  • у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
  • до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

І тут потрібно звернути увагу на такий момент. Для неоподаткування суми добових у межах установленого ліміту (80 євро) потрібно виконати дві умови.

Документи, що підтверджують факт перебування в закордонному відрядженні

У п.п. 170.9.1 ПКУ сказано, що за відсутності відповідних первинних документів суму добових включають до оподатковуваного доходу працівника. У країнах, у яких під час перетину кордону ставлять відмітки в паспорті, такі відмітки буде достатньо.

А от якщо працівник направляється у відрядження до країн, де при в’їзді/виїзді не ставлять відмітки в паспорті, то, крім наказу, потрібно мати якісь документи, що підтверджують факт перебування там (рахунки готелів, квитки, чеки, проїзні документи, квитанції на придбання ПММ тощо).

За відсутності таких документів працівнику слід звернутися до прикордонних служб з проханням проставити відповідну відмітку в паспорті про перетин кордону або отримати від них відповідну довідку. Так радить сама ДФСУ, яка в категорії 109.

19 ЗІР говорить, що за відсутності первинних чи будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до Звіту додають засвідчені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта або документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) чи довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип і назву паспортного документа).

НЮАНС. Добові, виплачувані за кожен день відрядження, є витратами, що не потребують документального підтвердження. Наведена ж вище вимога про наявність підтвердних документів стосується того, що слід підтвердити власне факт такого відрядження, щоб правомірно виплачувати добові.

  Документи, що підтверджують зв’язок відрядження з госпдіяльністю роботодавця

Згідно з абз. 15 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, які підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, яка відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

  • запрошень сторони, яка приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, яка відряджає працівника;
  • укладеного договору або контракту;
  • інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  • документів, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться з тематики, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, яка відряджає.

Цікаво, що формально норми ПКУ дозволяють виплачувати не оподатковувані ПДФО і ВЗ добові в розмірі 80 євро за кожен день закордонного відрядження, не уточнюючи, що це тільки за дні перебування за кордоном. Проте, на наш погляд, застосовувати цю межу все-таки потрібно до днів, що припадають на перебування працівника за межами України. До того ж такі роз’яснення надають і фіскали (категорія 103.17 ЗІР).

Тепер щодо зменшення добових у разі включення до рахунків готелів або транспортних квитків харчування (чаю, напоїв). Для «небюджетних» роботодавців ці питання застерігаються внутрішнім положенням про відрядження, де роботодавець може встановити зниження (відсоткове або у фіксованому розмірі) суми добових.

При цьому незалежно від положень внутрішніх правил щодо відряджень (встановлено зниження або ні) граничний розмір неоподатковуваного доходу, встановлений п.п. 170.9.1 ПКУ (для закордонних відряджень — 80 євро на день), жодним чином не змінюється, що справедливо підтверджують і фіскали (категорія 103.17 ЗІР).

ВАЖЛИВО! Суми добових, виплачені без наказу та документів, що підтверджують закордонне відрядження, а також сума понад 80 євро з розрахунку на день оподатковують ПДФО і ВЗ та наводять у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» (роз’яснення з категорій 103.02, 103.

25 ЗІР). Добові в межах неоподатковуваної суми не відображають у формі № 1ДФ. Суми добових (як у межах, так і понад норми) ЄСВ не оподатковують (роз’яснення з категорії 301.03 ЗІР) і, відповідно, у формі № Д4 не відображають (роз’яснення з категорії 103.25 ЗІР).

Також хочемо звернути увагу, що в разі направлення працівника у відрядження до Криму діє такий самий неоподатковуваний розмір добових, як і для внутрішньоукраїнських відряджень (у 2019 році — 417,30 грн на добу).

Підстава — ст. 1 Закону № 12074, згідно з якою тимчасово окупована територія є невід’ємною частиною території України, на яку поширюється дія Конституції та законів України. Фіскали про це говорять у категорії 103.

17 ЗІР.

Закон України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України» від 15.04.2014 р. № 1207-VII.

Компенсація інших витрат

Знову ж таки у внутрішньому положенні про відрядження роботодавець може врегулювати досить багато питань. Так, можна навести перелік витрат, де зазначити, які може собі дозволити відряджений, а які — ні. Також можна встановити обмеження й заборони (наприклад, сумовий ліміт на проживання з розрахунку на добу, заборона на придбання квитків у бізнес- (перший, люкс) клас тощо).

У п.п. 170.9.1 ПКУ встановлено перелік витрат, які відшкодовують працівникові без оподаткування ПДФО і ВЗ. Це фактично понесені й документально підтверджені витрати на:

  • проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, у тому числі на орендованому транспорті;
  • оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, взуття або білизни), на наймання іншого житла. Причому для небюджетних роботодавців будь-яких обмежень за сумою витрат на проживання в ПКУ немає. Але такі обмеження можуть бути встановлені внутрішнім положенням про відрядження;
  • оплату телефонних розмов;
  • оформлення закордонних паспортів;
  • дозволів на в’їзд (віз);
  • обов’язкове страхування;
  • суми чайових у випадках, коли вони включені до рахунку згідно із законами країни перебування;
  • інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, у т.ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із цими витратами.

Не звільняються від оподаткування будь-які витрати, не підтверджені документально, а також:

  • вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;
  • суми чайових,за винятком випадків, коли такі суми включають до рахунку згідно із законами країни перебування;
  • плата за видовищні заходи.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У ПКУ закладена норма, що на запит представника контролюючого органу роботодавець/сторона, яка відправляє у відрядження, забезпечує за свій рахунок переклад підтвердних документів

Источник: https://ibuhgalter.net/ru/articles/324

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Нет подтверждающих документов командировочных расходов. Командировка без документов

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье “Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных”.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала “Упрощенка”.

Документы на командировку

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировкуПисьменное распоряжение руководителя
Дата начала командировкиДата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировкиДата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировкиДата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировкиДата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходовАвансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье “Обновите формы путевых листов”.

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Подпишитесь на “Упрощенку” на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 9 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал “Упрощенка” — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга “Упрощенка. Годовой отчет 2019”.

9 декабря — последний день акции

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Как подтвердить расходы по найму жилья в командировке

Нет подтверждающих документов командировочных расходов. Командировка без документов

Ситуация 1. Возмещение расходов по найму жилья, если работник проживал в съемной квартире

Руководитель организации (г. Могилев) согласно приказу направлен в служебную командировку в г. Минск на 3 дня с 15 по 17 февраля 2016 г.

Во время командировки в г. Минске руководитель планирует проживать в квартире, которую будет снимать по договору у индивидуального предпринимателя (далее – ИП).

Должна ли организация выдать руководителю аванс на возмещение расходов по найму жилого помещения (квартиры) и в каком размере? Имеет ли значение при расчете суммы аванса количество комнат в снимаемой квартире?

Какие документы должен представить руководитель в бухгалтерию организации для подтверждения расходов по найму жилого помещения у ИП?

Аванс следует выдать.

Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату командировочных расходов, в т.ч. по найму жилого помещения (п.

7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35) |*|.

* Информация о порядке возмещения расходов при служебных командировках в пределах Беларуси в особых случаях доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Командированному работнику возмещают расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (п. 2 и подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

Возмещение расходов по найму жилого помещения у ИП производится по аналогии с их возмещением при проживании в гостинице. Так, возмещению подлежат расходы по найму у ИП однокомнатной квартиры либо одной комнаты в квартире.

Учитывая изложенное, в случае найма многокомнатной квартиры у ИП организация должна выдать руководителю аванс для ее оплаты в размере, не превышающем стоимости одноместного гостиничного номера.

Стоимость простого одноместного номера рекомендуем определять исходя из его стоимости в гостинице, расположенной в месте командирования на незначительном расстоянии от квартиры, снимаемой у ИП.

При найме однокомнатной квартиры (либо одной комнаты в квартире) у ИП аванс на оплату следует выдавать в размере предполагаемых расходов.

Нормами Инструкции № 35 не конкретизирован перечень документов, подтверждающих расходы при найме жилья у ИП.

 При этом следует учитывать, что при осуществлении предпринимательской деятельности, связанной с предоставлением мест для краткосрочного проживания, заключается договор найма (поднайма) жилого помещения.

Этот договор считается заключенным с момента, определенного в нем, и составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у наймодателя, второй – у нанимателя (часть вторая п. 3 ст. 52 и часть третья п. 6 ст. 66 Жилищного кодекса Республики Беларусь).

При оказании ИП услуг по сдаче внаем квартир он обязан в подтверждение принятия сумм наличных денежных средств выдать потребителю этих услуг:

– в случае использования кассового оборудования – платежный документ, подтверждающий оплату оказанной услуги (п.

17 Положения № 924/16*);__________________________

* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16; далее – Положение № 924/16).

– если кассовое оборудование не применяется – квитанцию о приеме наличных денежных средств с отражением в приходном кассовом ордере (подп. 31.20 п. 31, п. 32 Положения № 924/16).

Таким образом, для возмещения расходов по найму жилого помещения (квартиры) у ИП в пределах установленных законодательством норм руководитель должен представить в бухгалтерию организации подлинные документы: заключенный с ИП договор о найме квартиры, а также чек кассового аппарата либо квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Ситуация 2. Проживание работника во время служебной командировки в агроусадьбе

Руководитель организации (г. Минск) и водитель на служебном автомобиле были направлены в служебную командировку в г. Брест на 3 дня с 19 по 21 января 2016 г.

Во время служебной командировки они проживали в агроусадьбе «Беловежская гостевая» под Брестом.

Следует ли возмещать командированным работникам расходы по проживанию в агроусадьбе? Если да, то на основании каких документов?

Не следует.

Как было отмечено выше, командированному работнику на основании приказа нанимателя возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (п. 2 и подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

Нормами Инструкции № 35 не предусмотрено проживание командированных работников в агроусадьбе.

Справочно: агроэкотуризм – временное пребывание граждан в сельской местности Республики Беларусь на основании договоров, заключенных с субъектами агроэкотуризма, в целях отдыха, оздоровления, ознакомления с природным потенциалом республики, национальными культурными традициями без занятия трудовой, предпринимательской, иной деятельностью, оплачиваемой и (или) приносящей прибыль (доход) из источника в месте пребывания (п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 02.06.2006 № 372 «О мерах по развитию агроэкотуризма в Республике Беларусь»).

Учитывая изложенное, командированным работникам не следует возмещать расходы по проживанию в агроусадьбе.

При этом в коммерческой организации наниматель может принять решение о возмещении командированным работникам расходов по проживанию в агроусадьбе за счет прибыли, оставшейся после налогообложения  |*|, на основании подлинных подтверждающих документов. Решение нанимателя о возмещении работникам расходов, не предусмотренных законодательством, за счет прибыли может быть закреплено в положении о командировании, утвержденном их высшим органом управления или иным уполномоченным органом.

* Информация о командировочных расходах, неучитываемых при налогообложении прибыли, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Ситуация 3. Оплата расходов по найму жилья без подтверждающих документов

Согласно приказу нанимателя работник организации (г. Минск) был направлен в служебную командировку в г. Гродно на 3 дня с 17 по 19 февраля 2016 г.

Командирующая организация не оплачивала работнику расходы по найму жилого помещения путем безналичного перечисления, жилое помещение за счет принимающей организации ему также не предоставлялось.

По возвращении из командировки работник в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы, представил в бухгалтерию организации проездные билеты и командировочное удостоверение, однако каких-либо документов, подтверждающих наем жилого помещения (проживание в гостинице), не предъявил.

Согласно представленным документам работник:

– 17 февраля 2016 г. в 10:30 приехал к месту служебной командировки в г. Гродно;

– 19 февраля 2016 г. в 17:45 выехал из г. Гродно к месту постоянной работы (г. Минск).

Каким образом командированному работнику следует производить оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подлинных подтверждающих документов?

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику жилое помещение предоставляется за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления (часть вторая подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

Справочно: размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 20 000 руб. в сутки (постановление Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»).

В приведенной ситуации работник каждый из дней с 17 по 19 февраля 2016 г. находился в месте командирования (г. Гродно) более половины суток:

– 17 февраля 2016 г. – с 10:30 до 24:00;

– 18 февраля 2016 г. – с 00:00 до 24:00;

– 19 февраля 2016 г. – с 00:00 до 17:45.

Таким образом, при отсутствии подлинных подтверждающих документов оплату расходов по найму жилого помещения следует производить работнику за все дни командировки с 17 по 19 февраля 2016 г. в размере 20 000 руб. в сутки.

Общая сумма возмещения указанных расходов составит 60 000 руб. (20 000 руб. × 3 суток).

Ситуация 4. Документальное оформление направления работника в командировку

В организации направление работников в командировку осуществляется на основании соответствующего приказа руководителя.

Обязательно ли выдавать командировочное удостоверение и оформлять задание на командировку при служебных командировках в пределах Республики Беларусь?

Направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя.

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами.

Форму командировочного удостоверения устанавливает республиканский орган государственного управления, проводящий единую финансовую политику (ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь).

При служебных командировках в пределах Республики Беларусь направление работников в командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35.

Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку.

Командировочное удостоверение позволяет контролировать срок фактического пребывания в служебной командировке (в конкретной организации) (п. 2 Инструкции № 35).

С учетом норм Инструкции № 35 оформление задания на командировку при направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь не является обязательным  |*|.

* Информация, касающаяся правил документального оформления расходов при загранкомандировках, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/kak-podtverdit-raskhody-po-naimu-zhilya

Юр-защитник
Добавить комментарий