Реестр законов на папку образец. Реестр переданных документов образец бланк. Создание реестра включает

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Реестр законов на папку образец. Реестр переданных документов образец бланк. Создание реестра включает

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.  Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Источник: http://www.delasuper.ru/view_post.php?id=12416

Ноприз ответил на часто задаваемые вопросы о нацреестре специалистов

Реестр законов на папку образец. Реестр переданных документов образец бланк. Создание реестра включает

2017-04-19 17:00:02

14 апреля в Нацобъединении проектировщиков и изыскателей состоялся вебинар, посвященный формированию и ведению Национального реестра специалистов. Как сообщает пресс-служба НО, в вебинаре приняли участие 400 представителей изыскательских и проектных саморегулируемых организаций.

В ходе подготовки к интернет-конференции поступило более 200 вопросов, касающихся порядка приема от физических лиц заявлений о включении сведений о них в Национальный реестр специалистов, внесения изменений в сведения, содержащиеся в реестре, проверки документов, предоставленных физическими лицами в соответствии Регламентом о порядке создания, эксплуатации и ведении Национального реестра специалистов.
Не менее 200 вопросов было задано участниками в онлайн-чате во время мероприятия.

Представляем вам ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, озвученные на мероприятии.

– Нужно ли предоставлять копию паспорта при подаче заявления о включении сведений в НРС?

– Нужно. Достаточно обычной незаверенной копии. Это позволит идентифицировать заявителя. В Регламент планируется внести соответствующие изменения.

– Чтобы включить сведения о лице в НРС, такое лицо должно работать в должности ГИПа или ГАПа?

– Такой обязанности нет. Могут быть включены сведения и о лице, не работающем в настоящее время, но соответствующие всем требованиям. Главное, чтобы в должностных инструкциях присутствовали соответствующие обязанности.

– Что понимается под формулировкой «инженерная должность»?

– Законодательного определения нет. Отнести должность к инженерной можно при проверке трудового договора, должностной инструкции или иного документа, позволяющего определить трудовые функции. В Регламент НРС будут внесены изменения в части предоставления в составе документов должностной инструкции.

– Что понимается под формулировкой «руководитель»?

– Это лицо (ИП или физлицо – руководитель юрлица), самостоятельно организующие выполнение инженерных изысканий, подготовку проектной документации и которое имеет право действовать без доверенности от имени организации.

– Статья 55.5-1 ГрК РФ предъявляет требование к наличию у физическом лица стажа работы в организациях. Включается ли в него стаж работы у ИП?

– Да. Стаж работы у ИП также будет учитываться при подсчете общего стажа.

– Какие документы должно представить лицо, которое на протяжении всей профессиональной деятельности осуществляло руководство организацией?

– Любые документы, в том числе те, которые указаны в Регламенте НРС, которые подтверждают общий стаж работы не менее 10 лет в проектных и изыскательских организациях, стаж работы не менее 3 лет инженерной должности, стаж работы по специальности не менее чем 5 лет (например, трудовой договор с приложением должностной инструкции, приказ о возложении определенных должностных обязанностей и т.д.).

– Название специальности в дипломе – «Промышленная электроника» – не полностью соответствует названию специальности в Проекте приказа Минстроя России «О порядке ведения национального реестра специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно-строительного проектирования, национального реестра специалистов в области строительства, включения в такие реестры сведений о физических лицах и исключения таких сведений, внесения изменений в сведения о физических лицах, включенные в такие реестры, а также о перечне направлений подготовки в области строительства». Но присутствуют схожие: «Радиофизика и электроника», «Электроника и автоматика физических установок» и т.д. Может ли засчитываться такая специальность?

– Да. Будут приниматься дипломы, в которых указаны смежные должности.

– Засчитывается ли стаж работы в образовательном учреждении?

– Если лицо осуществляло в рамках преподавательской деятельности, например, функции ГИП или ГАП, то такой стаж может быть засчитан при подсчете общего трудового стажа и стажа на инженерных должностях.

– Организация занимается изысканиями, проектированием, строительством. Нужно 6 специалистов, 4 или 2? Является ли принципиальным нахождение в организации именно ГИП и ГАП. Или можно 2 ГИП?

– В организации по месту основной работы в обязательном порядке должны работать два специалиста. Конкретные требования к количеству специалистов и их осуществляемому виду работ будут устанавливаться во внутренних документов СРО.

В организации может быть 2 ГИП или 2 ГАП или ГИП и ГАП.

– Кто будет определять вид осуществляемых физическим лицом работ (организация выполнения работ по инженерным изысканиям, по подготовке проектной документации, по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства)? Может ли в НРС быть два вида работ?

– В НРС может быть указано два вида работ: работы по инженерным изысканиям, по подготовке проектной документации.

Определять будет специалист, который будет принимать решение о внесении в реестр. Также желаемый вид работ определяет заявитель в заявлении. Работники НОПРИЗ при включении сведений о лице в НРС будут проверять документы на соответствие заявленному виду работ.

Если специалист заявится в два реестра – будет внесен в оба.

– Как подтвердить условия членства иностранной организации, если сотрудники данной организации не осуществляют трудовую деятельность на территории РФ?

– Иностранная организация в целях соответствия условиям членства должна отвечать требованиям ст. 55.6 ГрК РФ, в том числе требованиям о наличии специалистов, сведения о которых включены в НРС.

– Диплом выдан на девичью фамилию. Может ли быть принят данный документ, если фамилия изменилась?

– Да. Рекомендуется представить документ, подтверждающий основание изменения фамилии (свидетельство о браке).

– Повышение квалификации специалиста допускается по любому направлению подготовки области строительства?

– Для целей включения сведений о лице в НРС в области инженерных изысканий и проектирования можно представить документ о повышении квалификации по любым программам повышения квалификации в области строительства. Количество часов определяется образовательной организацией самостоятельно.

– Принимается ли диплом о переподготовке в качестве документа, подтверждающего у лица наличие высшего образования по профессии, специальности?

– Да. Такой диплом может приниматься в качестве документа, подтверждающего у лица наличие высшего образования по профессии, специальности. При наличии у лица высшего образования.

– Может ли индивидуальный предприниматель внести запись в трудовую типу на самого себя?

– ИП в соответствии с закон он является работодателем. Трудового договора у него быть не может. Соответственно, он не вправе вносить в трудовую книжку запись в отношении самого себя.

Документы, подтверждающие деятельность – трудовой договор и выписка из ЕГРЮЛ.

– Должно ли лицо для включения сведений о нем в Национальный реестр специалистов осуществлять трудовую деятельность по основному месту работы?

– Градостроительный кодекс РФ‚ в том числе Регламент НРС, не содержит требований о необходимости осуществления лицом трудовой деятельности по основному месту работы в качестве критерия, необходимого для внесения о нем сведений в НРС. Документы, подтверждающие стаж, могут быть представлены с места работы по совместительству.

– Какие документы должно предоставлять лицо, которое на протяжении всей профессиональной деятельности осуществляло проектную деятельность в качестве ИП?

– договоры (контракты) о выполнении работ (оказании услуг);

– выписка из ЕГРИП.

– Лицо осуществляет трудовую деятельность в качестве ГИП по совместительству. В трудовую книжку запись о совместительстве не внесена. Какими документами подтвердить стаж работы?

– Несмотря на то, что в трудовую книжку сотрудника, работающего по совместительству, запись о совместительстве может не вноситься, с работником в любом случае должен быть заключен трудовой договор. Таким образом, документами, подтверждающими стаж, могут быть трудовой договор, должностная инструкция.

– Какие действия должна предпринять СРО в отношении тех членов, в составе работников которых будут отсутствовать два специалиста, включенных в НРС?

– В отношении члена СРО, допустившего нарушение требований внутренних документов СРО (в том числе требований о членстве), такая СРО может применить меры дисциплинарного воздействия, виды которых СРО с 1 июля 2017 года будет устанавливать во внутренних документах самостоятельно в соответствии с 315-ФЗ. Меры могут быть от административных до исключения из членов СРО.

Кроме этого, статья 55.7 ГрК РФ (в ред. 372-ФЗ) определяет, что основания для прекращения членства в СРО устанавливаются во внутренних документах СРО.

– В Регламенте НРС в разделе 5 приведен состав документов, подтверждающих наличие стажа. Нужно предоставлять все перечисленные документы?

– Представлять все перечисленные необязательно. Заявитель представляет только те документы, которые, по его мнению, могут подтвердить соответствующий стаж. В Регламент НРС будут внесены изменения в части устранения неоднозначной
формулировки.

– Возможно ли внести изменения в перечень направлений подготовки, специальностей в области строительства?

– Поскольку такой перечень утверждается Минстроем России, то и изменения могут быть внесены Минстроем России.

СРО могут направить в НОПРИЗ свои предложения и дополнения и НО направит их в Минстрой России с просьбой рассмотреть возможность внесения изменений в указанный перечень.

– Какими документами может быть подтвержден стаж работы, в том числе на инженерных должностях?

– Такими документами могут быть:

– трудовой договор (независимо от того заключен ли он по основному месту работы или по совместительству);

– должностная инструкция (если из содержания трудового договора невозможно определить конкретную трудовую функцию);

– трудовая книжка (если из содержания трудовой книжки возможно определить характер выполняемых работы. Например, ГИП или ГАП);

– приказ о возложении на работника определенных трудовых обязанностей;

– выписка из послужного списка, выписка из личного дела (если данные документы могут подтвердить стаж или характер выполняемых работ);

– договоры (контракты) о выполнении работ (оказании услуг) – для ИП;

– выписка из ЕГРИП – для ИП.

– Засчитывается ли в общий трудовой стаж работа в период, когда лицо имело среднее профессиональное образование?

– Да. Такой стаж может быть засчитан при подсчете общего трудового стажа.

– Какой срок действия имеет справка об отсутствии судимости?

– В настоящее время в Регламенте НРС положения, определяющие период действия ставки судимости, отсутствуют. Однако рекомендуется предоставлять ставку, выданную не позднее чем за 6 месяцев, предшествующих дате подачи заявления. Соответствующие изменения будут внесены в Регламент НРС.

Шуняева ДианаСпециально для Информационного портала «Всё о саморегулировании» (Всё о СРО)

www.all-sro.ru

Источник: http://www.all-sro.ru/articles/vebinar-NOPRIZ-voprosi-i-otveti-14042017

Как оформить реестр передаваемых документов?

Реестр законов на папку образец. Реестр переданных документов образец бланк. Создание реестра включает

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

‘);

Оглавление :: Поиск

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

  • Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  • Если такая форма переписки определена договором.
  • Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Рекомендации по составлению описи

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли.

Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать.

В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить.

Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован’.

Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал.

Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’.

Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ.

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене.

Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М. Е.

N п/пНаименование предметовКоличество предметовЦенность (руб.)
1Подписанный оригинал рекламации110
2Подписанный оригинал требования о выплате компенсации110
3Нотариально заверенная прошнурованная копия заключения экспертной комиссии по качеству110
4Ксерокопия стандартов качества110
Общий итог ценности40(цифрами)
Отправитель____________________________(подпись)
Проверил____________________________(подпись работника связи)

Дополнительные советы по написанию

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Дополнительно я рекомендую отправлять документы с уведомлением о вручении, чтобы у Вас был документ от почты, подтверждающий доставку.

https://www..com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений.

Документы считаются переданными, если они отправлены по почте.

Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали).

Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату.

Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. . сообщений.

Еще статьи

Как оформить расписку о передаче документов. Пример, шаблон…
Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец…

Советы по составлению деловых текстов. Особенности, образцы….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Жалуемся. Жалоба, претензия. Куда, кому, как. Правильно составить, нап…
Жалоба. Как составить и подать жалобу, чтобы получить нужный результат? Как прав…

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл…
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе …

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение….
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий.

Опись документов

Шаблон для адаптации….

Объяснительная записка об опоздании на работу…
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю…

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек…
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием….

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Опись документов: правила использования и оформления

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  • название документа;
  • текущая дата составления документа;
  • место составления документа;
  • полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
  • наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  • полное название предприятия, которому адресован документ;
  • наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  • перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  • присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  • подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  • оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале.

Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах.

Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем.

Налоговая служба  имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов.

Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

https://www..com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

Источник: https://transmskru.com/kak-oformit-reestr-peredavaemyh-dokumentov/

Документы по реестру. Реестр переданных документов образец бланк

Реестр законов на папку образец. Реестр переданных документов образец бланк. Создание реестра включает

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

Документы являются неотъемлемой частью любой предприятия или организации независимо от того, государственная она или частная. Все документы, договора и контракты заполняются, сортируются, принимаются, отправляются и прочее.

Составление реестра

Большое количество не рассортированных документов значительно осложняет работу каждого сотрудника компании, и именно поэтому необходимо составлять реестр документов, который поможет упростить работу не только делопроизводителей, но и других сотрудников. Кроме того, реестр позволяет сделать сотрудничество с другими организациями более комфортным.

Порядок составления реестра документов

При составлении реестра документов необходимо соблюдать определенный порядок. В первую очередь необходимо собрать все документы одной категории, отсортировать распорядительную документацию: постановления, приказы, распоряжения.

После документы сортируются по авторству: распоряжения начальников отдела, приказы руководителя организации и другое.

Далее необходимо сформировать папки для хранения разобранных документов, подписать их в хронологическом порядке, сделать опись папок и присвоить им инвентарный номер. Следующий этап включает в себя создание на основе документов таблицы с соответствующими полями.

Например, реестр документов, которые подтверждают производственные расходы, содержит следующую информацию: номер документа, его наименование, содержание, сумму, а также отметку о возвращении документа.

Что необходимо учесть

Необходимо учесть, что реестр архива акционеров ЗАО, ОАО и других должен включать в себя необходимые данные, позволяющие идентифицировать всех лиц, зарегистрированных в реестре, фиксировать их права на акции, информацию о получении доходов по акциям, а также уведомлений о различных мероприятиях.

Грамотно и верно составленный реестр

Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке.

Только если реестр документов составлен грамотно и верно, работа каждого сотрудника будет значительно упрощена и на поиски необходимых бумаг, данных и любой другой информации, будет уходить минимум времени.

Однако составление реестра архива документов – достаточно кропотливый процесс, на который не всегда хватает времени и опыта подобной работы.

Услуги от профессионалов

Наша компания предоставляет такую услугу как реестр документов, контрактов, составление и ведение реестра в последующем.

Большой опыт архивной работы в данной области позволяет оказывать услуги высокого качества, благодаря чему работа сотрудников вашей компании станет еще более эффективной.

Кроме того, для большего удобства, мы составляем электронный реестр документов, что позволяет сохранять все необходимые данные на протяжении долгого времени и без каких-либо рисков.

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.

Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть.

А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Для чего составляют реестр документов

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний.

Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов.

Сортировка и ведение учета документов – это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Кропотливый труд

Правильно составленный реестр документов – это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:

  1. В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
  2. Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
  3. На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.

Что это даёт

Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.

Опыт и экономия

Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.

Как составить реестр внутренних документов, таких как письма подрядчикам, информационные письма, входящие письма?

Ответ

Реестр, в широком смысле слова, – это список, перечень, опись, т.е. это форма систематизации и учета каких-либо объектов.

Она не зависит от вида документирования и формы представления информации (на бумажном носителе, в электронном виде и др.).

Также у этого термина есть специальные определения, например, «реестр Windows», которое означает иерархическую базу данных параметров и настроек операционных систем компании Microsoft Windows.

С точки зрения общего делопроизводства под реестром как правило понимается систематизированный перечень, предназначенный для облегчения поиска документов или сформированных дел.

Так по сути реестром являются и номенклатура дел, и архивные описи.

А базовое предназначение любой СЭД – упорядоченное хранение (тот же реестр) информации о поступающих, отправляемых документах, приказах, внутренних нормативных или иных документах, создающихся и обрабатываемых в организации.

Источник: https://mir-th.ru/pered-otkrytiem/dokumenty-po-reestru-reestr-peredannyh-dokumentov-obrazec-blank.html

Юр-защитник
Добавить комментарий