Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

Документационное обеспечение управления

Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация, в состав которой входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, док­ладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. доку­менты.

Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

По средствам служебных писем, телеграмм и телефонограмм осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение, т.е. они соединяют организацию с другими учреждениями, организациями и предпри­ятиями.

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некоторых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату.

Документ визируют, подпи­сывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью ор­ганизации.

Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправ­лений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них изла­гается просьба о передаче необходимой информации или при­глашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, под­писываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обя­зательно фиксируют информацию о передающем и принимаю­щем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельно­сти организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформ­ляется на бланке и подписывается руководителем органи­зации.

Докладная записка – документ, информирующий руково­дство о фактах с выводами и предложениями.

Докладные записки могут быть составлены сотрудниками ор­ганизации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные за­писки оформляются на бланках и подписываются руководите­лем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы до­кумента.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. 

 Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка – это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой.

Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме.

Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию – руководителем или заместителями руководителя.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Источник: //lms2.sseu.ru/mod/page/view.php?id=64835

Телефонограмма

Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма- обобщенное название различных посодержанию и цели создания документов,выделяемых в особую группу в связи соспособом передачи текста (передаетсяустно по телефону и записываетсяполучателем).

Телефонограмма– документ по оперативным вопросам,передаваемый по телефону и записываемыйполучателем. Телефонограммы оформляютсяна специально разработанных бланкахили на листе бумаги формата А5.

Телефонограммойобычно передаются краткие и оперативныераспоряжения, информация для руководствав текущей деятельности, приглашения насовещания и заседания, а также доводятсядо сведения исполнителей конкретныесрочные поручения. Телефонограммыиспользуются, когда необходимые дляоперативного решения служебных вопросови передаваемые по телефону сообщениятребуют документального оформления

Передаваемая(отправляемая) телефонограмма оформляетсяв одном экземпляре. Она может бытьсоставлена, подписана и переданаответственным исполнителем, но чащевсего составляется и передаетсясекретарем или исполнителем по поручениюруководителя, который подписываеттелефонограмму.

Принимаемая(поступающая) телефонограмма может бытьсначала застенографирована, записанаскорописью или с помощью современнойзвукозаписывающей техники, а затемрасшифрована и оформлена также в одномэкземпляре секретарем или исполнителем,получившим сообщение по телефону.

Передаваемаяи принимаемая телефонограммы имеютодни и те же реквизиты, но на принимаемойтелефонограмме отсутствует личнаяподпись (автограф) должностного лица,от имени и по поручению которогопередается информация.

Вслучае передачи телефонограммы несколькимпредприятиям и организациям к нейприлагается список адресатов и номераих телефонов.

Телефонограммымогут оформляться на чистом листе бумагипреимущественно формата А5, на специальноразработанном бланке (если передаютсяили принимаются чаще 200 раз в год) или внекоторых случаях могут записыватьсяв книгу телефонограмм.

Типовойформуляр телефонограммы сложилсятрадиционно и обеспечивает удобствопередачи и рациональность записипринимаемой информации.

Вего состав входят следующие реквизиты(в последовательности, отражающейпроцесс передачи-приема): адресат,название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА),дата, регистрационный номер (в случаенеобходимости), текст, подпись, отметкао передаче, отметка о приеме, времяприёма-передачи.

Приоформлении телефонограммы угловоерасположение реквизитов являетсяпредпочтительным.

Реквизит”адресат” оформляется в правомверхнем углу листа бумаги. Еслителефонограмма передается в несколькооднородных предприятий или организаций,то адресат указывается обобщенно.Например:

Управляющимфилиалами

Акционернойстраховой

компании”Аско”

Куратораммуниципальных

школьныхокругов

Северногоадминистративного

округаг.Москвы

Приадресовании телефонограммы руководителюпредприятия или организации наименованиепредприятия включается в наименованиеего Должности. Например:

Начальникумуниципального ремонтно-

строительногопредприятия № 15

Южногоадминистративного округа

г.Москвы

ПетровуМ.Ф.

Названиевида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА)оформляется от границы левого поляпрописными буквами в верхнем углу листабумаги, а на бланке телефонограммы можетбыть изготовлено типографским способомс продольным расположением центрованно.

Датаоформляется цифровым способом (12.10.97)ниже названия вида документа. Датателефонограммы обычно являетсяодновременно датой ее подписания идатой передачи и приема. Регистрационныйномер оформляется в случае необходимостина той же строке, что и дата. Например

12.10.97 №49

Передаваемыетелефонограммы с приглашениями иизвещениями о заседаниях, а также синформацией для сведения допускаетсяне регистрировать.

Текстоформляется с красной строки через 2-3межстрочных интервала ниже даты и номераи печатается, как правило, через 1,5межстрочных интервала. Он должен бытькратким, точным и логически простым.Труднопроизносимые слова, сложныеобороты, редко употребляемые слове присоставлении телефонограммы не должныприменяться.

Секретарю,передающему телефонограмму, следуетпроверить правильность приема и записитекста повторным чтением (особенно цифртерминов и понятий, названий и фамилий),а также диктовать слова, которые трудновоспринимаются на слух, с помощьюразбивки по буквам (каждая буква словаобозначается простым, легко воспринимаемымна слух словом). Секретарь, принимающийтелефонограмму, должен поддерживатьсвязь во время всего телефонногоразговора и также подтверждатьправильность и точность восприятиятекста (повторами, междометиями и т.п.).Текст телефонограммы в конце передачипроверяется повторным чтением.

Подписьоформляется через 2-3 межстрочныхинтервала ниже текста от границы левогополя. В передаваемой телефонограммеона состоит из наименования должностилица, от имени которого передаетсятелефонограмма, включающей наименованиепредприятия или организации-автора,если телефонограмма выполняется не набланке, личной подписи и ее расшифровки.Например:

Руководитель

Департаментафинансов

ПравительстваМосквы (личная подпись) А.Н.Фетисов

Нателефонограммах, извещающих об очередныхзаседаниях, содержащих приглашения идругую оперативную информацию, личнаяподпись руководителя может непроставляться.

Дляобеспечения правильности записиинициалов имя и отчество по телефонуназываются полностью.

Отметкио приёме-передаче телефонограммыразмещаются двояко. Отметку о передачеможно оформить через 2-3 межстрочныхинтервала ниже подписи от границы левогополя. В передаваемой телефонограммеона состоит из слова “Передал”,сокращенного наименования должностипередающего лица, фамилии, инициалов иуказания номера телефона, с которогопередана телефонограмма. Например:

Передал- секретарь И.О.Петрова

Тел.924 19 35

Номертелефона оформляется через одинмежстрочный интервал ниже слова “Передал”от границы левого поля, группы цифрразделяются пробелами.

Отметкао приеме в этом случае оформляется ниже,через 2 межстрочных интервала, также отграницы левого поля. В передаваемойтелефонограмме она состоит из слова”Принял”, сокращенного наименованиядолжности лица, записавшего сообщение,его инициалов и фамилии, указания номерателефона, по которому принято сообщение.Ниже указывается время приема – передачи(в часах и минутах). Например:

Принял.- Инспектор канцелярии С.О.Лобова

Тел.923 28 22

11час. 10 мин.

Напринимаемой телефонограмме отметка оприеме может удостоверяться личнойподписью лица, записавшего сообщение.Например:

Принял.- Инспектор канцелярии (личная подпись)С.О.Лобова

Тел.923 28 22

11час. 10 мин.

Примероформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления

20.08.97 №46 образования Южного

административногоокруга

г.Москвы

БитюковойЮ.И.

22августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в залезаседаний Комитета образования(Семеновская пл., д.4) состоится совещаниео порядке финансирования учрежденийобразования в 1997/98 учебном году.

Явказаместителя начальника управления поэкономическим вопросам и кураторовмуниципальных школьных округовобязательна.

Заместительруководителя

Департаментаобразования

ПравительстваМосквы Л.В.Ковалев

Передал.Инспектор И.О.Гаврилова

Тел.369 37 32

Принял.

Начальникканцелярии (личная подпись) В.С.Бутова

Тел.154 32 18

13час. 20 мин.

Однако,отметки о приёме-передаче телефонограмммогут проставляться в начальной частителефонограммы под автором и адресатомсоответственно. В этом случае телефонограммабудет иметь вид:

Департаментобразования Начальнику управления

ПравительстваМосквы образования Южного

административногоокруга

г.Москвы

БитюковойЮ.И.

Передал- инспектор Принял – начальникканцелярии

И.О.Гаврилова В.С.Бутова

Тел.369 37 32 Тел. 154 32 18

13час. 20 мин.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

20.8.97 №46

22августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в залезаседаний Комитета образования(Семеновская пл., д.4) состоится совещаниео порядке финансирования учрежденийобразования в 1997/98 учебном году.

Явказаместителя начальника управления поэкономическим вопросам и кураторовмуниципальных школьных округовобязательна.

Заместительруководителя Л.В.Ковалев

Оргкомитет”Возрождение”

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Источник: //studfile.net/preview/897785/

Контрольная работа: Контрольная по Документационному обеспечению управления Вариант №19

Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

Тема: Контрольная по Документационному обеспечению управления Вариант №19

Раздел: Бесплатные рефераты по документационному обеспечению управления

Тип: Контрольная работа | Размер: 32.31K | Скачано: 41 | Добавлен 04.09.14 в 23:23 | : 0 | Еще Контрольные работы

Вуз: Финансовый университет

Год и город: Владимир 2014

Введение 3

1. Обработка входящих документов 4

2. Образец бланка для записи телефонограммы 5

Заключение 12

Список литературы 14

Введение

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определённым маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов: внутренние (созданные в организации и не выходящие за её пределы), входящие (поступающие в организацию) и исходящие (отправляемые в другие организации). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Цель моей контрольной работы более подробно рассказать о группе входящих документов.

1.Обрботка входящих документов

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким – либо другим путём) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, её сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.).

Вскрываются все конверты , кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления представлены только на конверте.

Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерация писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учёта, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки.

Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объёмом документооборота (500-600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объёме документов, однако имеет недостаток – возможность потери карточек.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Журналы (карточки) включают следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела.

Организация по своему усмотрению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.

Календарная шкала регистрационно-контрольной карточки (РКК) служит для контроля за сроком исполнения документа, на ней отмечается дата исполнения документа. В графе «Корреспондент» указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

Образец регистрационно – контрольной карточки (РКК)

Лицевая сторона регистрационно- контрольной карточки (РКК)

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,114,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29,30,31
Корреспондент
№документаДата документаДата поступленияВходящий №
Краткое содержание
Резолюция и кому направлен документ
Срок исполнения

Оборотная сторона регистрационно- контрольной карточки (РКК)

ИсполнительДатаИсходящий №
№ дела
Кем подписан
Отметка об исполнении
РассылкаКол-во листов
Фонд №Опись №Дело №

В графе «№ документа» и «Дата документа» проставляются дата и номер документа, присвоенный организацией – автором.

Графы «Дата поступления» и «Входящий №» содержат дату поступления и индекс, который присваивается документу в организации, в которую он поступил.

В графе «Краткое содержание» указываются вид документа (акт, приказ), его заголовок. Если заголовка недостаточно, то добавляют, необходимые сведения из текста.

В графе «Резолюция» записывается полное содержание текста резолюции, указываются исполнитель, автор и дата нанесения резолюции на документ.

Графа «Отметка об исполнении» содержит результат решения вопроса, дату, индекс ответного документа. Если письменный ответ не составляется, то указывается, когда, кем и как решён вопрос.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве. Регистрационные карточки сдаются в архив вместе с документами, на которые они составлены.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

  1. руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
  2. структурным подразделениям – для исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

  1. вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
  2. важность содержания документа;
  3. сложность и новизну поставленных вопросов;
  4. срочность исполнения документа.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчинённых должностных лиц.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, даёт ему чёткие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарём – референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передаётся исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса.

Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка об его исполнении и направлении в дело.

После этого документ вместе с копией ответа передаётся секретарю – референту для подшивки в дело.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарём – референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде организаций при направлении документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01- генеральный директор; 02 – зам. директора и т.п.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документа на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

-Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

-Организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

-Организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

-Организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

2.Образец бланка для записи телефонограммы

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем от руки.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п.

случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной .

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Пример оформления входящей телефонограммы

Департамент образованияТЕЛЕФОНОГРАММА                                     Директору школы № 38Передал – секретарь С.Ю.Тишкова                Принял  -секретарь школы                                                                           Ю.И.Ивановат.23-45-39                                                          т.45-13-9830.03.2014 №45                                                                                 11ч.30 мин.

Источник: //studrb.ru/works/entry17311

Составление и оформление телеграмм

Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

Телеграмма – это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телефонной связи.

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта.

Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Он излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.

После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Формуляр-образец телеграммы состоит из реквизитов:

  • 1. служебный заголовок;
  • 2. указание категории телеграммы;
  • 3. отметка о виде телеграммы;
  • 4. телеграфный адрес получателя (условный или полный);
  • 5. текст (содержание телеграммы);
  • 6. подпись;
  • 7. регистрационный делопроизводственный номер;
  • 8. дата регистрации;
  • 9. адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.

Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.

Телефонограмма – это документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи (см. прилож. 7).

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Она излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Формуляр-образец телефонограммы состоит из реквизитов:

  • 1. наименование учреждений адресанта и адресата;
  • 2. реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
  • 3. номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
  • 4. должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
  • 5. номера телефонов;
  • 6. текст и подпись.

Я написала курсовую работу на тему “Документирование информационно-справочных документов”. В ней я подробно рассмотрела такие важные части делопроизводства, как оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003.

; требование к оформлению реквизитов служебных документов; оформление бланков служебных документов; требование к оформлению основных видов информационно-справочных документов; составление и оформление: справок, докладных записок, объяснительных записок, актов, служебных писем, протоколов, телеграмм, телефонограмм.

Я узнала, что только настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Познакомилась с информационно – справочными документами, которые сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними.

Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Так же я узнала, что устанавливают два стандартных формата бланков документов, что каждый лист бумаги должен иметь свои определенные поля. Я отдельно рассмотрела, как оформляются и располагаются реквизиты служебных документов.

Конечно же, в наше время с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процесс составления документов. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.

Page 3

Перейти к загрузке файла
  • 1. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6. 30-2003 – Введ. 01. 07. 2003 – М., 2003. – 17с.
  • 2. Сборник методических материалов по курсу “Документационное обеспечение управления” М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2009.
  • 3. Березина Н.М. “Современное делопроизводство” – 2008.
  • 4. Корнеев И.К. “Делопроизводство” Москва: Проспект, 2009.
  • 5. Стенюков М.В. “Делопроизводство” – Москва: ЮНИТИ, 2008.
  • 6. Пшенко А.В. “Делопроизводство”: документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учреждения среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2008.
  • 7. Сборник методических материалов по курсу “Документационное обеспечение управления” – М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2010.Приложение 1

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Источник: //studwood.ru/1047987/menedzhment/sostavlenie_oformlenie_telegramm

Телефонограмма работнику из-за отсутствия на рабочем месте

Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

Работник без уважительной причины не появляется в офисе и не отвечает на телеграммы и письма. Работодатель планирует уволить его за прогул. Перед этим необходимо запросить объяснение проступка. Можно направить телефонограмму работнику.

Если сотрудник не появляется на работе в течение длительного времени без уважительной причины, его можно уволить за прогул.

Но сначала работодатель должен запросить у прогульщика письменные объяснения для увольнения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

При этом работодатели сталкиваются с тем, что работники не выходит на связь и не отвечают на письменные сообщения. В такой ситуации поможет телефонограмма работнику.  

Телефонограмму работнику оформляют, когда компания связывается по телефону

Законодатель не устанавливает строгих требований к формату запроса объяснений. Формат может быть любым. цель – работодатель должен подтвердить факт запроса у работника объяснений отсутствия на рабочем месте. Это необходимо, чтобы контролирующие органы согласились с законностью увольнения.

Обычно работодатели направляют сотрудникам заказные телеграммы и письма с требованием предоставить письменные объяснения. Однако эффект от таких писем минимален: работник может не отреагировать на подобные сообщения. А навещать прогульщика лично у руководства компании или кадровиков, как правило, нет возможности.

Если прогульщик не отвечает на письма, направьте телефонограмму с места работы

Работодатель может передать информацию для работника по телефону. Например, позвонить и проинформировать о готовящемся увольнении за прогул. По факту звонка составляют специальный документ – телефонограмму работнику (п. 8.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).

К составлению телефонограммы работнику предъявляют особые требования

Существуют основные требования к тексту телефонограммы работнику. В тексте документа работодатель должен:

  • потребовать, чтобы работник предоставил письменные объяснения по факту прогула;
  • указать период времени, в течение которого работник должен предоставить указанные сведения;
  • определить уполномоченное должностное лицо, которому работник обязан предоставить объяснения.

Телефонограмму сотруднику оформляют при свидетелях

Работодатель должен найти не менее двух свидетелей, которые будут присутствовать при разговоре. Если работник попробует в дальнейшем обжаловать действия работодателя, свидетели подтвердят, что компания потребовала у работника объяснения по факту отсутствия.

Когда начнется разговор, работодателю необходимо:

  1. Вести переговоры по громкой связи. Желательно включить диктофон.
  2. Уточнить, кто взял трубку, нет ли технических проблем, хорошо ли слышно.
  3. Представиться, пояснить цель звонка.
  4. Четко и внятно зачитать текст телефонограммы сотруднику.

Если телефонную трубку взял не сам работник, а член его семьи, работодателю придется продолжить попытки связаться непосредственно с работником.

О телефонограмме с места работы составляют акт

После того, как работодатель при свидетелях связался с прогульщиком и зачитал работнику телефонограмму, необходимо составить акт. В документе указывают:

  • место, дату, время звонка;
  • должность, ФИО звонившего и свидетелей;
  • должность и ФИО работника;
  • номера телефонов работодателя и работника, с которого и на который звонили.

Работодатель должен зарегистрировать телефонограмму сотруднику в журнале исходящих сообщений.

При передаче телефонограммы сотруднику поинтересуйтесь оформлением больничного

Закон запрещает увольнять работника в случае болезни (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Поэтому, когда направляют телефонограмму с места работы, то уточняют, оформил ли работник больничный. Если работник скроет информацию о больничном, суд может расценить это как злоупотребление правом (п. 27 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Если на телефонограмму работнику нет реакции, нужно составить акт

Работник получил телефонограмму с места работы, но не предоставил сведений в установленный период времени. В этом случае работодатель должен составить акт об отсутствии письменных объяснений (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Кроме того, работодатель обязан связаться со своим сотрудником еще раз. Руководитель фирмы должен выяснить, почему на телефонограмму работнику не последовало ответа. Далее работодатель должен сообщить об увольнении. При этом правила общения с работником остаются прежними. Работодателю требуется пригласить минимум двух свидетелей и записать разговор на диктофон.

Если работник впоследствии обратится в суд, чтобы оспорить увольнение, телефонограмма с места работы подтвердит, что компания не нарушила процедуру и выполнила свои обязательства.

По материалам публикации в № 4, 2017 г.

Источник: //www.tspor.ru/article/2247-qqe-17-m5-30-05-2017-telefonogramma-rabotniku-iz-za-otsutstviya

Информационно-справочные документы

Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

2.5.1справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т.п.

Справки бывают двух видов:

ü содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

ü выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной напрвленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю – на стандартном листе бумаги А4.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров.

Образец справки см. приложения.

2.5.2 Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его сложившейся ситуации, имевшем факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию).

Докладные записки оформляются на простом листе бумаги формата А4.

Если докладная записка адресована руководителю учреждения, то достаточно подписи составителя, а если она направлена в вышестоящие инстанции , то необходима подпись руководителя учреждения –отправителя.

Образец докладной записки см. приложения.

2.5.3. Объяснительная записка – документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Объяснительная записка адресована конкретному должностному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Можно выделить две группы объяснительных записок:

сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;

составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведения отдельных работников.

Объяснительную записку подписывает составитель.

Образец объяснительной записки см. приложения.

2.5.4 Служебная записка – документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения.

Служебная записка оформляется на листе формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

Текст такого документа состоит из двух частей:

обоснования;

предложения, просьбы, заявки.

Служебную записку подписывает составитель или руководитель подразделения.

Образец служебной записки см. приложения.

2.5.5 Акт – документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт списания материалов, акт приема работ по договору, акт прима –передачи документов и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Текст акта состоит из трех частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово “Основание” начинает текст акта и печатается от левого поля.

Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова “Присутствовали”, напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов.

Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему.

С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

В третий части указаны выводы, но она необязательна для оформления.

Образец акта см. приложения.

2.5.6 Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети. В зависимости от того насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная», и т.д. категория телеграммы указывается перед адресатом.

Телеграмма оформляется анна специальных бланках, а в случае их отсутствия – на обычном листе бумаге. Печатают телеграмму в 2-х экземплярах: первый – на телеграф. А второй в дело. в телеграмме указывают точный адрес, который печатают прописными буквами.

Текст телеграммы печатают тоже прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела. Адрес и текст пишут без переноса слов. Текст излагается предельно сжато по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.

Если знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка – тчк, запятая – зпт, кавычки – квч, скобки – скб. Словами пишутся такие знаки: – (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др.

даты обозначаются арабскими буквами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят. Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Образец телеграммы см. приложения.

2.5.7 Телефонограмма – документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи.

Образец телефонограммы см. приложения. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А4. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале.

Телефонограмма передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.

ЗАДАНИЯ:

Источник: //studopedia.su/10_95748_informatsionno-spravochnie-dokumenti.html

Оформление телефонограмм

Составление телефонограммы образец. Пример оформления телефонограммы

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на //www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.

В данной работе представлена информация по теме:

«Телефонограмма», которая включает в себя понятие, реквизиты, а так же правила оформления, и конечно образец бланка исходящих телефонограмм. В конце работы указана литература. При сочетании использованных источников для написания текста, а так же этой курсовой возможно применение на подготовку к экзамену или составлению реферата.

fОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой передают несложные тексты (приглашение на совещание, заседания). Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Реквизиты телефонограммы

Наименование ведомства;

Наименование учреждения;

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

Номер телефона учреждения; передавшего телефонограмму;

Адресат;

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

Дата;

Индекс (номер);

Время передачи;

Текст;

Подпись.

Правила оформления телефонограмм

1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

2. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.

4. Текст телефонограммы печатают через полтора интервала. На многих предприятиях, в учреждениях, организациях в настоящее время применяют специальные бланки, на которых записывают телефонограммы. Использование таких бланков позволяет оперативно доставлять телефонограмму адресату.

5. если в организации отсутствует типографский бланк для телефонограммы, то ее пишут на пишущей машинке на чистом листе бумаги.

Образец бланка исходящих телефонограмм

Научно-производственное Производственное ремонтно-эксплуатационное объединение

Объединение «Прибор»

Передал – Щукина Принял – Карташова

тел. 456 77 89 тел. 345 67 89

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.00 № 12/45 Время передачи 10.45

00.00.00 в 15.00 в НПО «Прибор» состоится совещание по вопросу внедрения в производство новой технологии. Адрес: Кавказский бульвар, 56.

Зам. Директора НПО «Прибор» О.П. Долина

fЗАКЛЮЧЕНИЕ

Научно-технический прогресс в области информационной технологии предоставляет возможность передавать информацию в самых различных видах, коренным образом меняет технологию составления текстовых документов и способы ее хранения. Поэтому «офис будущего» представляет собой оснащенную сложнейшим электронно-вычислительным оборудованием «фабрику» по переработке информации в различных формах.

Не знание элементарных понятий и не умение использовать те факты, которые предоставляются и усовершенствуются с определенным периодом времени ведут к снижению и усугублению положения того или иного сотрудника предприятия (секретаря-референта), приводит к краху всей работы. Вот почему знания – это сила, которую нужно правильно приложить к делу с умением и талантом, и тогда всё получится.

телефонограмма текст бланк

fСПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. – М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.

2. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. И доп. – М.: Легпромбытиздат, 1988.

3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ: пособие. – 6-е изд., стереотип. – М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2001.

Размещено на Allbest.ru

  • Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.курсовая работа [31,8 K], добавлен 22.12.2010

Источник: //otherreferats.allbest.ru/management/00169541_0.html

Юр-защитник
Добавить комментарий