Типовые документы носят какой характер. Классификация и виды документов в делопроизводстве. Зачем классифицировать документы по видам

Классификация документов по различным признакам

Типовые документы носят какой характер. Классификация и виды документов в делопроизводстве. Зачем классифицировать документы по видам

Документ,который создан в обществе, входит всоответствующую систему документациив качестве ее элемента. Отдельные видыи разновидности документов составляютсистему документации. До настоящеговремени в документоведении не существуетнепротиворечивой научной классификациивидов и разновидностей документов.

Вседокументы, обращающиеся на предприятии,могут классифицироваться по различнымпризнакам.

Важнейшимпризнаком для классификации документовявляется его содержание. Служебныедокументы по содержаниюмогутделиться на следующие группы понаправлениям деятельности: административнымвопросам; материально-техническомуснабжению; планированию; оперативнойдеятельности; бухгалтерскому учету;подготовке и расстановке кадров;финансово-кредитным и внешнеторговымвопросам и т.д.

Понаименованию.Существуетмножество разновидностей документов,классифицированных по этому признаку.Приведем лишь некоторые: приказы,распоряжения, планы и отчеты, акты,протоколы, договоры, уставы, инструкции,справки, докладные, объяснительныезаписки, служебные письма, телеграммы,стандарты, технические условия, платежныетребования и поручения, доверенностии т.д.

Поспособу фиксации информациидокументы бываютписьменные(рукописные, машинописные, типографские,подготовленные на множительных аппаратах,напечатанные на персональных компьютерах),графическиеифото-, фоно-,кинодокументы.

Постепени сложностидокументыклассифицируют напростыеисложные.Простые – это документы, в которыхрассматривается один вопрос, в сложныхдокументах освещается нескольковопросов.

Постепени гласностиразличаютдокументы открытые (несекретные) идокументы с ограниченным доступом.Документы с ограниченным доступомбывают разной степени секретности:совершенно секретные, секретные,документы для служебного пользования(ДСП), с грифом «конфиденциально».

Поюридической силедокументыподразделяют наподлинныеиподложные.Подлинные документы бываютдействительныеинедействительные. Недействительнымдокумент становится в результатеистечения срока действия или отменыего другим документом.

Посрокам исполнениядокументыклассифицируются насрочныеинесрочные. Срочными являютсядокументы со сроками исполнения,установленными законом и соответствующимиправовыми актами, а также телеграммы идругие документы с грифом «срочно».

Попроисхождениюдокументы классифицируютнаслужебные, подготовленные напредприятиях, в организациях, иличные(письма граждан с изложением жалоб,предложений, просьб).

Посрокам хранениядокументы делятсянадокументы временного и постоянногосрока хранения. Документы временногохранения в свою очередь подразделяютсяна документы со сроком хранениядо 10летисвыше 10 лет.

Постепени обязательностидокументыбываютинформационные, содержащиесведения и факты о производственной ииной деятельности организаций, идирективные– обязательные дляисполнения, носящие характер юридическойили технической нормы.

Постепени унификацииразличаютдокументыиндивидуальные, типовые,трафаретные, примерные и унифицированныев виде анкеты и таблицы.

Индивидуальныедокументы разрабатываются конкретнымиорганизациями для внутреннего пользования.

Типовымиявляются документы, создаваемыевышестоящими органами для организацийс однородными функциями и носятобязательный характер.

Трафаретныедокументы имеют заранее напечатанныйтекст с пробелами, которые заполняютсяпри окончательном оформлении документав зависимости от конкретной ситуации.Такие документы перспективны, т.к.экономят время на подготовку.

Примерныедокументы носят ориентировочный характери используются для составления иоформления документов по аналогии.

Анкета– способ представления унифицированноготекста, при котором постоянная информациярасполагается в левой части листа, апеременная вносится в документ в процессеего составления в правую часть листа.

Таблица– документ, в котором постояннаяинформация размещается в заголовкахграф и боковика (заголовки строк), апеременная (в цифровом или словесномвыражении) – на пересечении соответствующихграф и строк.

Текст, представленный ввиде таблицы, обладает большойинформационной емкостью, позволяетстрого классифицировать и кодироватьинформацию и легко суммировать аналогичныеданные.

В табличной форме оформляютсяштатное расписание, план, график отпускови другие документы.

Источник: https://studfile.net/preview/5906190/page:8/

По типу содержания документов и их классификация. Виды документов

Типовые документы носят какой характер. Классификация и виды документов в делопроизводстве. Зачем классифицировать документы по видам

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром.

Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования.

Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

«Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

  • личного происхождения;
  • официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

  • Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
  • Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  • Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
  • Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
  • Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
  • Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
  • Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
  • Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  • Кинодокумент– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
  • Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
  • грамма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов.

Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

  • входящие (поступившие в организацию);
  • исходящие (отправляемые из организации);
  • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
  • Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса.

Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

  • секретные;
  • для служебного пользования;
  • несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности.

Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения.

Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

  • индивидуальные;
  • трафаретные;
  • типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста.

Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи.

Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации.

Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.).

В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:

  • подлинники (оригиналы);
  • копии;
  • дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий .

Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;

  • электронные сообщения.
  • Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.

    Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления.

    Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

    Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

    по месту составления:внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

    по форме:индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

    по срокам исполнения:срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

    по происхождению:служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

    по виду оформления:подлинные, копии, выписки, дубликаты;

    по средствам фиксации:письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

    Подлинник– это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

    Копия– повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

    Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выпискаиз того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана.

    Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат(с пометкой «дубликат.

    »), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

    4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

    Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

    Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

    От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

    Источник: https://staffaltay.ru/po-tipu-soderzhaniya-dokumentov-i-ih-klassifikaciya-vidy-dokumentov/

    Какие бывают документы в организации?

    Типовые документы носят какой характер. Классификация и виды документов в делопроизводстве. Зачем классифицировать документы по видам

    Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
    Виды документов по происхождению:

    личного происхождения;
    официальные.

    Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

    Оглавление

    ОсновныеРеквизиты

    Классификация

    Основные

    Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

    Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

    Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

    — заявление в регистрационную палату;

    — протокол № 1 собрания учредителей,

    — учредительный договор;

    — устав предприятия;

    — свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

    — свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

    Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

    — структура предприятия;

    — штатное расписание;

    — текущие планы и программы деятельности;

    — положения о структурных подразделениях;

    — внутренний распорядок на предприятии;

    — должностные инструкции сотрудников;

    — инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

    Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

    Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

    На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

    Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам ания включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

    Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности.

    В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы.

    Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

    Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками.

    К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др.

    документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

    Реквизиты

    В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

    Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе

    идентификатор электронной копии документа

    Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

    Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

    В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

    Классификация

    Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

    По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

    По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

    По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

    По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

    По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

    По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

    По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

    По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

    С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

    Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

    По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

    По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

    Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

    По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

    Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

    Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

    Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

    Источник: http://delo-up.ru/osn/vidy-dokumentov-v-deloproizvodstve.html

    Какие бывают виды документов?

    Классификация и виды документов

    1. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

    Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

    Цели делопроизводства:

    • создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
    • организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

    Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

    К средствам письменной (документированной) связи относятся:

    • деловые письма, договоры, соглашения;
    • доклады, отчеты;
    • телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

    Устная связь осуществляется при помощи:

    • устных переговоров, совещаний;
    • телефонных переговоров;
    • переговорных устройств и громкоговорящей связи;
    • телеконференций и т.п.

    Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

    цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

    Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

    • создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
    • регистрация документов;
    • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
    • передача документов для их последующего решения;
    • систематизация документооборота в организации.

    Источник: http://nbakursk.ru/kakie-byvayut-dokumenty-v-organizatsii/

    Классификация документов и документная информация | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

    Типовые документы носят какой характер. Классификация и виды документов в делопроизводстве. Зачем классифицировать документы по видам

    Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

    По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

    По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов.

    Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

    По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные.

    Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

    По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

    Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

    По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

    Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

    Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

    Анкета – способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

    Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), трудовые соглашения и т.п.

    По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

    Источник: http://sekretar-eps.ru/?page_id=64

    Классификация деловой документации

    Типовые документы носят какой характер. Классификация и виды документов в делопроизводстве. Зачем классифицировать документы по видам

    Управление организацией обеспечивается большим количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов.

    Документные образования обеспечиваются осуществление определённых функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов.

    Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на

    три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную.

    Приведу ниже классификацию документов, которые используются в каждой организации, независимо от специфики организации.

    ПО ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ документы организации подразделяют на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (главным образом в виде организационно-распорядительных документов), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

    ПО НАИМЕНОВАНИЮ существует множество видов документов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телефонограммы, анкеты, стандарты, поручения, уведомления, доверенности и др.

    ПО СПОСОБУ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ: письменные (рукописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные). Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

    ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.

    Внешняя документация делится на поступающую в организацию (входящую) и отправляемую из организации (исходящую) корреспонденцию.

    Внутренние документы предприятия в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

    ПО СТЕПЕНИ СЛОЖНОСТИ документы классифицируются на простые и сложные. Простые – документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

    ПО СТЕПЕНИ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

    ПО ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документом становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

    ПО СРОКАМ ИСПОЛНЕНИЯ документы классифицируют на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телефонограммы и факсограммы, и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации.

    ПО СТАДИЯМ ПОДГОТОВКИ документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

    С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

    Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

    ПО СТЕПЕНИ ПОЛНОТЫ ИНФОРМАЦИИ документы подразделяют на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

    ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

    ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    ПО СТЕПЕНИ ОБЯЗАТЕЛЬНОСТИ документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

    ПО СТЕПЕНИ УНИФИКАЦИИ различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц.

    Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

    Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

    Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

    Анкета – способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы,

    например. Приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.

    Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

    Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используется для составления и оформления документов по аналогии.

    ПО ХАРАКТЕРУ СОДЕРЖАНИЯ различают первичные и вторичные документы.

    Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных документах. [3]

    Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 69; Нарушение авторских прав

    Источник: https://lektsii.com/2-98955.html

    Юр-защитник
    Добавить комментарий